Selectielijst voor de
administratieve neerslag van de zorgdrager
Minister van Financiën
voor wat betreft de werkprocessen van
Belastingdienst/CA
Periode 2007 –
Opgesteld in opdracht van
Belastingdienst
Centrum voor Facilitaire Dienstverlening
Vastgesteld Staatscourant 22488, 4 mei 2016
2
Inhoudsopgave
1. VERANTWOORDING ……………………………………………………………………………………………………………….. 3
1.1 INLEIDING ………………………………………………………………………………………………………………………………. 3
1.2 DOEL EN WERKING VAN DE SELECTIELIJST BELASTINGDIENST/CA……………………………………………………………….. 3
1.3 OPDRACHTFORMULERING EN AFBAKENING ………………………………………………………………………………………… 4
1.4 OVERIGE SELECTIELIJSTEN DIE RELEVANT ZIJN VOOR B/CA ………………………………………………………………………. 4
1.5 SELECTIELIJSTEN IN CONTEXT…………………………………………………………………………………………………………. 5
1.6 GEHANTEERDE UITGANGSPUNTEN BIJ HET OPSTELLEN VAN DE SELECTIELIJST ………………………………………………….. 5
1.7 VERSLAG VAN DE VASTSTELLINGSPROCEDURE ……………………………………………………………………………………… 6
2. INSTITUTIONELE BESCHRIJVING………………………………………………………………………………………………… 7
2.1 ORGANISATIE BELASTINGDIENST…………………………………………………………………………………………………….. 7
2.2 ORGANISATIE B/CA…………………………………………………………………………………………………………………… 7
2.2.1 Organogram…………………………………………………………………………………………………………………….. 7
2.2.2 Voorgeschiedenis B/CA………………………………………………………………………………………………………. 8
2.2.3 Inrichting B/CA …………………………………………………………………………………………………………………. 9
3. SELECTIE………………………………………………………………………………………………………………………………. 11
3.1 DOELSTELLING VAN DE SELECTIE……………………………………………………………………………………………………. 11
3.2 SELECTIECRITERIA ……………………………………………………………………………………………………………………. 12
4. LEESWIJZER VAN DE PROCESSEN …………………………………………………………………………………………….. 15
5. SELECTIELIJST PRIMAIRE PROCESSEN B/CA ……………………………………………………………………………….. 16
5.1 KERNTAAK PRODUCTIE ……………………………………………………………………………………………………………… 16
5.1.1 Productieregie ………………………………………………………………………………………………………………… 16
5.1.2 Inning ……………………………………………………………………………………………………………………………. 16
5.1.3 Ontvangen en mededelen ………………………………………………………………………………………………… 16
5.1.4 Massale verwerking aangiften en toeslagen ………………………………………………………………………. 17
5.1.5 Auto………………………………………………………………………………………………………………………………. 18
5.1.6 Douane ………………………………………………………………………………………………………………………….. 18
5.1.7 Productiekwaliteit en gebruiksbeheer………………………………………………………………………………… 19
5.2 KERNTAAK GEGEVENS ………………………………………………………………………………………………………………. 20
5.2.1 Gegevenskwaliteit…………………………………………………………………………………………………………… 20
5.2.2 Inwinnen en verstrekken van gegevens………………………………………………………………………………. 20
5.2.3 Centrale (bestuurlijke) informatievoorziening……………………………………………………………………… 20
5.3 KERNTAAK BEDRIJFSVOERING………………………………………………………………………………………………………. 21
5.3.1 Middelen- en budgetverantwoording ………………………………………………………………………………… 21
5.3.2 Beheer en uitvoering van ondersteunende processen…………………………………………………………… 21
6. LIJST MET GEBRUIKTE AFKORTINGEN ………………………………………………………………………………………. 22
7. AFKORTINGENLIJST GEBRUIKTE APPLICATIES…………………………………………………………………………….. 23
8. BRONNEN EN VERSIEBEHEER SELECTIELIJST………………………………………………………………………………. 24
3
1. Verantwoording
1.1 Inleiding
De uitvoerende dienst van de Belastingdienst bestaat uit een aantal onderdelen, zoals de
Belastingdienst/FIOD, Belastingdienst/Douane, Belastingdienst/Toeslagen, de
Belastingdienst/Centrale administratie (B/CA) en Belastingen (voormalige Belastingregio’s).
Heffen, innen, toezicht, opsporing en controle vormen de kerntaken van Belastingen en Douane.
Sinds 1 januari 2006 hoort daar ook de uitbetaling van inkomensafhankelijke toeslagen bij.
Belastingdienst/Centrale administratie (B/CA) is verantwoordelijk voor de uitvoering van het massale
en centrale deel van deze (primaire) processen van de Belastingdienst. Hierbij gaat het om een zoveel
mogelijk integraal gestandaardiseerd en geautomatiseerd proces van versturen en verwerken van
diverse aangiften tot het versturen van mededelingen hierover – en massale (toezicht)taken.
Afbakening processen B/CA en Belastingen
Driekwart van alle belastingaangiften, -afdrachten en -betalingen wordt geautomatiseerd afgehandeld.
B/CA voert hierover de regie en zorgt dat de verschillende processen inzichtelijk en goed bestuurbaar
blijven. Ook behandelt B/CA de aangiften en berichten die niet automatisch afgehandeld kunnen
worden (de uitval). Aangiften die extra aandacht nodig hebben (de uitworp), levert B/CA af bij de
kantoren Belastingen. B/CA is voor de autobelastingen expliciet aangewezen als inspecteur en
daarmee verantwoordelijk voor heffing en inning. Daarnaast regisseert B/CA de momenten waarop
het automatiseringscentrum de ontvangen gegevens van derden verwerkt. Daarmee beslaat B/CA het
hele terrein van ontvangen tot en met mededelen van informatie. Binnen deze massale processen wil
B/CA zoveel mogelijk maatwerk leveren. Snelheid, doorlooptijd, continuïteit en efficiency zijn daarbij
kernbegrippen.
B/CA draagt de verantwoordelijkheid voor (en voert het beheer over) de (digitale) informatie met
betrekking tot de belastingaangiften, -afdrachten en -betalingen die niet door de ’kantoren worden
afgehandeld (maar die automatisch of als uitvalproces worden behandeld).
1.2 Doel en werking van de selectielijst Belastingdienst/CA
Het archief van de Belastingdienst valt onder het zorgdragerschap van de Minister van Financiën.
Volgens het kerndepartement is de Belastingdienst zelf verantwoordelijk voor haar eigen archief en
dient als zodanig voor haar eigen organisatie archiefbeheersregels op te stellen. In 2011 is hiervoor
de Regeling Archiefbeheer Belastingdienst vastgesteld.
Het archief van de Belastingdienst valt onder de werking van de Archiefwet. Dit betekent concreet dat
de Belastingdienst alle documentaire neerslag (digitale informatie en papieren dossiers en
documenten) in goede, geordende en toegankelijke staat moet hebben en houden, en dat er selectie
(bewaren of vernietigen) op moet worden toegepast. Voor het laatste is een selectielijst nodig.
De selectielijst Belastingdienst/CA bevat een korte institutionele beschrijving van B/CA en een
overzicht van de processen die door de organisatie worden verricht. De selectielijst bevat alleen een
beschrijving van de uitvoerende primaire taken. In de selectielijst zullen de geformuleerde processen
worden gewaardeerd. Daarmee wordt bepaald wat er met administratieve neerslag (de
archiefbescheiden) die uit de processen voortvloeit, dient te gebeuren (vernietigen of bewaren).
De selectielijst is opgesteld met behulp van en sluit aan op de ordeningsstructuur
(classificatieschema) die speciaal voor B/CA is ontwikkeld. De ordeningsstructuur bevat een
uitgebreide beschrijving van alle processen die worden uitgevoerd. Door deze processen te koppelen
aan een bewaar- of vernietigingscriterium (uitgewerkt in deze selectielijst) krijgen alle dossiers of
documenten die aan het werkproces worden gekoppeld, automatisch dit bewaar- of
vernietigingscriterium.
4
1.3 Opdrachtformulering en afbakening
B/CA heeft behoefte aan een eigen selectielijst, gebaseerd op de eigen werkprocessen. Er bestaat
geen vastgestelde selectielijst waarin specifiek de processen van B/CA worden beschreven. Wel zijn
er oude selectielijsten waarin de processen voor Belastingen worden beschreven en waarvan
sommige processen overlappen met de processen die binnen B/CA worden uitgevoerd. Omdat deze
processen met de bestaande selectielijst Belastingregio’s (periode 2007-) zijn afgesloten, kunnen ze
hier buiten beschouwing blijven. Voor het archief tot 2007 kunnen deze processen nog wel door B/CA
gebruikt worden.
In deze selectielijst worden specifiek de processen van B/CA vanaf 2007 beschreven.
De voor deze selectielijst onderzochte periode betreft 2007 tot en met 2015.
De processen zoals beschreven in de selectielijst, sluiten aan bij de (werk)processen die B/CA
uitvoert. Hierdoor krijgt de Belastingdienst de beschikking over een selectielijst die goed bruikbaar is
voor de selectie van fysieke én digitale archiefbescheiden.
1.4 Overige selectielijsten die relevant zijn voor B/CA
De beleidsprocessen en de ondersteunende (of bedrijfsvoerings)processen worden voor de actor
Belastingdienst apart beschreven en vastgelegd in de algemene selectielijst ‘Beleid en
ondersteunende processen’. Deze selectielijst geldt voor de gehele Belastingdienst en dus ook voor
B/CA
Totdat de selectielijst Beleid en ondersteunende processen is vastgesteld, blijven onderstaande (en
vastgestelde) selectielijsten op het gebied van personeelsbeleid e.d. van toepassing:
BSD-nr. 15 (Beheer van de) Rijksbegroting, Stcrt. 2005, 62
BSD-nr. 45 Rijkshuisvesting, Stcrt. 2007, 142
BSD-nr. 46 Voorlichting van de Rijksoverheid, Stcrt. 2007, 112
BSD-nr. 56 Nationale Ombudsman, Stcrt. 23-10-2007, 204
BSD-nr. 72 Overheidspersoneel (Arbeidsverhoudingen bij de Rijksoverheid), Stcrt. 2001, 200
BSD-nr. 73 Overheidspersoneel (Arbeidsvoorwaarden Rijkspersoneel), Stcrt. 2001, 200
BSD-nr. 75 Overheidspersoneel (Formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkelingen
en mobiliteit), Stcrt. 2001, 201
BSD-nr. 76 Overheidspersoneel (Arbeidsomstandigheden bij de overheid), Stcrt. 2001, 201
BSD-nr. 77 Overheidspersoneel (Personeelsinformatievoorziening en -administratie), Stcrt. 2001, 201
BSD-nr. 92 Overheidsinformatievoorziening, Stcrt. 2004, 143
BSD-nr. 125 Cultuurbeheer, Stcrt. 2004, 208
BSD-nr. 143 Organisatie van de Rijksoverheid, Stcrt. 2005, 245
De selectielijst P-Direkt (BSD-nr. 168 Overheidspersoneel/ Personeelsdossier, Stcrt. 2007, nr. 225)
blijft voor de Belastingdienst van toepassing. Handelingen uit deze selectielijst zullen ook in de
toekomst door de Belastingdienst worden gebruikt
5
1.5 Selectielijsten in context
Hieronder is in schematisch overzicht de samenhang aangegeven tussen de selectielijsten en de
ordeningsstructuren van de Belastingdienst. De omkaderde onderdelen zijn specifiek van toepassing
op B/CA.
Ordeningsstructuur organisatieonderdeel Aan de ordeningsstructuur gekoppelde selectielijsten
Belastingen1
(primair proces) Belastingregio’s (uitvoering)
Douane (primair proces) Douane (uitvoering)
FIOD (primair proces) FIOD (uitvoering)
Toeslagen (primair proces) Toeslagen (uitvoering)
Beleid & ondersteunende processen
B/CA (primair proces) B/CA (uitvoering)
B/CFD (ondersteunend proces)
B/CKC (ondersteunend proces)
B/ CAO & B/CIE (ondersteunend proces)
Beleid en ondersteunende processen
Voor elk organisatieonderdeel (B/Toeslagen, Douane, etc.) bestaat een aparte ordeningsstructuur. De
(9) ordeningsstructuren zijn organisatiegericht (ingericht per organisatieonderdeel van de
Belastingdienst).
De uitvoerende primaire processen zijn uniek voor een organisatieonderdeel. Voor unieke processen
wordt een aparte selectielijst opgesteld. Deze selectielijsten zijn procesgericht. Er worden vijf
specifieke selectielijsten opgesteld (voor Douane, Belastingen, FIOD, B/Toeslagen en
Belastingdienst/Centrale Administratie).
Voor de beleidsprocessen en de ondersteunende processen kan worden volstaan met één algemene
selectielijst, de selectielijst ‘Beleid en ondersteunende processen’, geldend voor de gehele
Belastingdienst.
1.6 Gehanteerde uitgangspunten bij het opstellen van de selectielijst
Algemene uitgangspunten
De werkprocessen van de Belastingdienst vormen de basis voor de selectielijst.
De selectielijst moet onderhoudsarm zijn (de uitvoerende afdeling zal doorgaans veranderen, niet
het proces zelf).
De selectielijst moet zowel bruikbaar zijn in een papieren als in een digitale omgeving.
Voor de selectielijst wordt het principe gehanteerd van ‘selectie aan de bron’. Dit houdt in dat de
dossiervorming is gekoppeld aan de processen die in een selectielijst zijn genoemd en dat vooraf
duidelijk is wat de bewaartermijn van een document is.
De selectielijst sluit door zijn procesgerichte opbouw voor het nog te vormen archief naadloos aan
1 Vóór 2013 werd dit organisatieonderdeel ‘Belastingregio’s’ genoemd
6
op de ordeningsstructuur die in samenhang met de selectielijst is opgesteld. Daardoor kan er ten
aanzien van alle processen en werkstromen al vooraf een selectiebeslissing worden genomen.
Uitgangspunten m.b.t. de inhoud van de selectielijst
Ter voorbereiding op, en in samenhang met de selectielijst, wordt een ordeningsstructuur
(classificatieschema) opgezet. De processen uit de selectielijst worden vertaald naar hoofd- en
werkprocessen (meestal kan dat 1 op 1). Hierdoor wordt de herkenbaarheid van de lijst vergroot bij
de gebruikers en is de actualisering van de lijst eenvoudiger.
De selectielijst zal niet worden gebaseerd op (gedetailleerde) wet- en regelgeving maar op een
aantal, in de organisatie herkenbare, (hoofd)processen. Hierdoor is specifieke wet- en regelgeving
niet meer leidend. Indirect werkt deze regelgeving trouwens wel door omdat zij immers is vertaald
in de werkprocessen.
Voor het opstellen van de selectielijst zelf (dus niet de inhoud) zijn wel de Archiefwet, het
Archiefbesluit, de Archiefregeling, de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en het
Vrijstellingsbesluit Wbp van belang.
De selectiebeslissing wordt bij voorkeur op een zo globaal (hoog) mogelijk niveau bepaald.
De selectielijst zal niet meer hoeven te bevatten dan een uitgebreide specificatie van alle
processen met de daarbij behorende waarderingen, de periode gedurende welke jaren de
processen zijn verricht en de toelichting op de processen.
Dit is intern binnen de Belastingdienst afgesproken als een van de uitgangspunten om te komen tot
een bruikbaar en herkenbaar selectie-instrumentarium2
.
Processen worden in begrijpelijke taal geformuleerd, de structuur van de selectielijst is transparant.
Bij het opstellen van de selectielijst is er naar gestreefd om processen zoveel mogelijk
tijdsonafhankelijk te formuleren zodat bij een verandering van de uitvoerende afdeling
processen zoveel mogelijk intact kunnen blijven.
Substantieel gewijzigde wet- en regelgeving en (grootschalige) organisatorische wijzigingen
kunnen echter leiden tot nieuwe processen. In dat geval zal de selectielijst worden aangepast.
De applicaties (zie hoofdstuk 8 voor een overzicht ) nodig voor het kunnen raadplegen en
eventueel het beheren van de procesgebonden informatie moeten betrouwbaar en duurzaam
toegankelijk zijn. Hierop is procesnummer 32 uit de selectielijst Beleid en Ondersteunende
Processen van toepassing, als ook de richtlijn en vereisten voor het behoud van archiefwaardige
informatieobjecten bij conversie, migratie of emulatie (nadere uitwerking van artikel 20 van de
Regeling Archiefbeheer Belastingdienst, RAB 2011).
1.7 Verslag van de vaststellingsprocedure
Op 29 juli 2015 is de concept-selectielijst ingediend bij het Nationaal Archief met het verzoek om de
selectielijst vast te stellen. Het overleg over de concept-selectielijst tussen de vertegenwoordigers
van de zorgdrager en de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vond mondeling en
schriftelijk plaats in de periode van juli tot september 2015. De concept-selectielijst werd in november
2015 voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, sub d, van het per 1
januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit 1995. Van het gevoerde overleg over de selectielijst is een
verslag gemaakt, dat met de selectielijst ter inzage is gelegd.
Vanaf 1 februari 2016 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de
registratiebalie van de studiezaal en op de website van het Nationaal Archief, hetgeen was
aangekondigd in de Staatscourant. Van (historische) organisaties of individuele burgers is geen
commentaar ontvangen.
Daarop werd de selectielijst op 7 april 2016 door de algemene rijksarchivaris namens de minister van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en door de minister van Financiën vastgesteld. Dit besluit is
gepubliceerd in de Staatscourant (Stcrt. nr. 22488, d.d. 4 mei 2016 [NA/2016/16439].
2 Hierbij is de selectielijst P-Direkt als voorbeeld genomen (nr. 168 Overheidspersoneel/ Personeelsdossier, Staatscourant
21-10-2007, nr. 225)
7
2. Institutionele beschrijving
2.1 Organisatie Belastingdienst
De Belastingdienst maakt deel uit van het Ministerie van Financiën.
Schematisch ziet de organisatie van de Belastingdienst er als volgt uit:
(bron: intranet Belastingdienst, april 2013)
Uitvoering
De primaire processen van de Belastingdienst worden uitgevoerd door Belastingen (segmenten,
stafdirecties en Caribisch Nederland), Douane, Toeslagen, FIOD, Centrale Administratie en de
BelastingTelefoon.
De onderdelen van de Belastingdienst die zich met de ondersteunende processen bezighouden zijn
de het Centrum voor facilitaire dienstverlening (CFD), het Centrum voor kennis en communicatie
(CKC), het Centrum voor infrastructuur en exploitatie (CIE) en het Centrum voor applicatieontwikkeling
en -onderhoud (CAO).
2.2 Organisatie B/CA
2.2.1 Organogram
8
(situatie 1 januari 2015)
2.2.2 Voorgeschiedenis B/CA
Begin 1966 opent de ponskaartencentrale, omgedoopt tot Rekencentrum Rijksbelastingdienst, haar
deuren in Apeldoorn. Dit computercentrum vormt het elektronische hart van de Belastingdienst, waar
alle automatiseringsprojecten worden uitgevoerd. Voor het ontwikkelen van geautomatiseerde
systemen wordt in 1967 een aparte organisatie opgericht, de Dienst automatisering rijksbelastingen, in
1974 gewijzigd in Directie uitvoering automatisering rijksbelastingen. Deze organisatie wordt gevestigd
in Apeldoorn.
In de loop van de tijd groeit het kantorencomplex in Apeldoorn uit tot een geheel van acht
kantoorgebouwen. Deze expansie hangt samen met het aantal taken waarmee ‘Apeldoorn’ wordt
belast. Daartoe behoort het verzorgen van de massale gegevensverwerking voor de dienstonderdelen
in het land. Deze massale gegevensverwerking behelst het vervaardigen van aanslagen, het
verwerken van betalingen en het bijhouden van bestanden.
Omdat de Belastingdienst het raadzamer acht om de ontwikkeling én uitvoering van
automatiseringsprojecten in één hand te houden, maakt in 1977 de Directie uitvoering automatisering
rijksbelastingen plaats voor de Directie Automatisering Rijksbelastingen (DAR).
Onder DAR vallen de ontwikkelactiviteiten, het computercentrum, het verzendcentrum en de vier
centrale administraties.
Eén van de directies is het Centraal bureau motorrijtuigenbelasting (CBM), de eerste fiscale dienst die
in vergaande mate is geautomatiseerd.
In 1990 wordt de directie Automatisering omgebouwd tot het Belastingdienst/ Automatiseringscentrum
(B/AC), een facilitaire organisatie die voor de Belastingdienst ICT-producten ontwikkelt, bouwt en
beheert. In 2000 wordt deze organisatie weer omgevormd tot Belastingdienst/ Centrum voor ICT
(B/CICT). De centrale administraties maken geen deel meer uit van het Automatiseringscentrum. Zij
worden bij de divisies ondergebracht.
In 2003 worden de centrale administraties, die zijn belast met het productiebeheer, samengevoegd
onder één facilitaire eenheid: de Belastingdienst/ Centrale Administratie (B/CA).
9
Dit landelijke kantoor dat ook in Apeldoorn is gevestigd, is verantwoordelijk voor de massale
processen van de Belastingdienst: van het ontvangen, registreren en opslaan van gegevens en het
versturen van mededelingen hierover. B/CA is ook verantwoordelijk voor de heffing en inning van de
autoheffingen in Nederland.
2.2.3 Inrichting B/CA
Staf3
Ter ondersteuning van de besturing vervullen Personeel & Organisatie (P&O), Planning Finance en
Control (PFC) en Externe en Interne Communicatie (EIC) een rol. Daarnaast is er ook het aspect
Lokale informatievoorziening (LIV). Zij zorgt er voor dat dienstverleningsactiviteiten optimaal
afgestemd en gefaciliteerd worden op de werkprocessen van B/CA.
Unit Informatiemanagement4
B/CA heeft een eigen unit informatiemanagement, IM B/CA. Het doel van IM is om in samenwerking
met de uitvoering, een bestuurbare, beheersbare en betaalbare informatievoorziening te krijgen die
een hoge beschikbaarheid heeft.
Kerntaken
De kerntaken5
zijn:
Fiscale producten;
Informatieproducten;
Bedrijfsvoering.
Kerntaak Fiscale Producten
BCA levert fiscale producten aan burger en bedrijf die digitaal ondertekend zijn met “De inspecteur”,
“De ontvanger” of “De directeur”. Dit zijn berichten, beschikkingen, of (uit)betalingen op basis van
fiscale wetgeving. In de nabije toekomst gebeurt dit hoofdzakelijk digitaal en in real-time verwerking
waarmee wij op elk moment zien wat zich in het proces afspeelt.
Onder het begrip “kerntaak Fiscale Producten” verstaan we de uitkomsten van het fiscale bedrijf (de
fiscale processen). Het fiscale bedrijf is (mede)verantwoordelijk voor de kwalitatieve en kwantitatieve
juistheid van de producten die in het massale proces tot stand komen. Daarvoor verzorgt zij de
planning, regie en het beheer. Het fiscale bedrijf is verantwoordelijk voor het verwerken van uitval uit
deze processen en centrale administratieve taken, zoals het beheer van rekeningnummers en het
centraal verwerken van bezwaarschriften.
Onder de kerntaak Fiscale producten vallen:
Unit Productiebeheersing;
Unit Inning;
Unit Behandeling;
Unit Auto;
Unit Aanslagbelastingen Limburg;
Unit Douane;
Unit Productiekwaliteit en Gebruiksbeheer.
Daarnaast worden 3 teams tot de kerntaak Fiscale Producten gerekend: Team Ketenregisseurs,
Team OSWO (Team Ondersteuning Software Ontwikkelaars) en Team Rechtshandhaving.
Kerntaak Informatieproducten
B/CA informatieproducten zorgt er, in samenwerking met alle partners in de keten, voor dat de klant
(burgers en bedrijven, gegevenspartners en Belastingdienst intern) op de afgesproken tijd beschikt
over bruikbare informatie. Daarbij is de betekenis en kwaliteit van de informatie bekend. B/CA
Informatieproducten is verantwoordelijk voor het inwinnen, in beheer nemen en verstrekken van
3 De informatie die voortkomt uit deze processen valt onder de selectielijst Beleid en ondersteunende processen.
4 De informatie die voortkomt uit dit proces valt onder de selectielijst van Beleid en ondersteunende processen.
5 Bron: Bedrijfsplan CA.
10
gegevens. Tevens is zij verantwoordelijk voor het bewaken en op het vereiste niveau brengen en
houden van de kwaliteit van de gegevens. Daarnaast vervult het informatiebedrijf de rol van
registratiehouder van de Basisregistratie Inkomen.
Onder de kerntaak Informatieproducten vallen:
Unit Inwinnen en Verstrekken van Gegevens;
Unit Centrale Informatievoorziening;
Unit Onderzoek en Advies Gegevenskwaliteit.
Kerntaak Bedrijfsvoering
Ten behoeve van het concern voert de BCA de bedrijfsadministratie en het beheer over de daarvoor
ingerichte systemen. Juistheid en voldoen aan de criteria van “ordelijk beheer” is een
basisvoorwaarde bij het uitvoeren van deze taak. Het ondersteunen van het concern en de
bedrijfsonderdelen met adequate rapportages, analyses en aanbevelingen behoort daar nadrukkelijk
bij.
Onder de kerntaak Bedrijfsvoering valt de unit Concernadministratie.
11
3. Selectie
3.1 Doelstelling van de selectie
De selectie richt zich op de (administratieve) neerslag van het handelen door overheidsorganen, die
vallen onder de werking van de Archiefwet 19956
. De selectielijst is tot stand gekomen op grond van
een wettelijk voorgeschreven procedure. Deze procedure, welke zijn grondslag heeft in art. 5 van de
Archiefwet 1995, is neergelegd in de artikelen 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995, Stb. 671.
Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van
bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun
geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) in
samenhang te kunnen reconstrueren. Daartoe dienen die archieven of onderdelen van archieven
veilig gesteld te worden, die:
a. representatief zijn voor hetgeen in de samenleving is vastgelegd;
b. representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een
samenleving;
c. door waarnemers als belangrijke, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze belangrijke,
bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, personen en organisaties in een
bepaalde periode weerspiegelen.
In deze selectielijst worden de processen van B/CA geselecteerd op hun bijdrage aan de realisering
van de selectiedoelstelling. Bij de selectie gaat het er om welke gegevensbestanden,
behorend bij welke proces, en berustend bij welke actor, bewaard moeten blijven met als doel het
handelen van de rijksoverheid met betrekking tot het beleidsterrein op hoofdlijnen te kunnen
reconstrueren.
Het handelen van overheidsorganen bestaat uit verschillende fasen in het beleidsproces. Deze fasen
zijn o.a. agendavorming, beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, beleidsvaststelling, beleidsuitvoering
en beleidsevaluatie. Om de reconstructie van het handelen op hoofdlijnen mogelijk te maken, dient
dus vooral de neerslag van de eerste vier en de laatste fase bewaard te blijven.
De gegevensbestanden kunnen zowel uit papieren- als uit digitale documenten bestaan.
Indien de neerslag in aanmerking komt voor vernietiging dan vermeldt de selectielijst een V met een
termijn. De termijn gaat in na afhandeling van het proces, tenzij anders aangegeven is bij de
waardering.
6 Archiefwet 1995, Wet van 28 april 1995 (Stb. 276), houdende vervanging van de Archiefwet 1962 (Stb.313) en in verband
daarmee wijziging van enige andere wetten.
12
3.2 Selectiecriteria
De algemene selectiecriteria, die uit 1997 dateren, zijn positief geformuleerd, het zijn bewaarcriteria.
De criteria geven de processen aan die met een B gewaardeerd worden, en waarvan de neerslag dus
overgebracht dient te worden. Neerslag van processen die niet voldoet aan deze criteria zijn automatisch
met een V gewaardeerd. Deze neerslag wordt niet overgebracht en moet op termijn vernietigd worden. De
noodzaak tot het vernietigen van informatie en de termijn wanneer dit moet plaatsvinden, is vaak bij wet
geregeld. Hierdoor is het niet nodig hiervoor specifieke criteria op te stellen.
De volgende algemene selectiecriteria worden door het Nationaal Archief gehanteerd om permanent te
bewaren processen (B) te selecteren:
A L G E M E N E S E L E C T I E C R I T E R I A
PROCESSEN DIE WORDEN GEWAARDEERD MET B (Bewaren)
Algemeen selectiecriterium Toelichting
1. Processen die betrekking hebben op voorbereiding
en bepaling van beleid op hoofdlijnen
Hieronder wordt verstaan agendavorming, het
analyseren van informatie, het formuleren van
adviezen met het oog op toekomstig beleid, het
ontwerpen van beleid of het plannen van dat
beleid, alsmede het nemen van beslissingen over
de inhoud van beleid en terugkoppeling van
beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van
de doeleinden en de instrumenten.
2. Processen die betrekking hebben op evaluatie van
beleid op hoofdlijnen
Hieronder wordt verstaan het beschrijven en
beoordelen van de inhoud, het proces of de
effecten van beleid. Hieronder valt ook het
toetsen van en het toezien op beleid. Hieruit
worden niet per se consequenties getrokken
zoals bij terugkoppeling van beleid.
3. Processen die betrekking hebben op
verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan
andere actoren
Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag
over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of
ter publicatie.
4. Processen die betrekking hebben op
(her)inrichting van organisaties belast met beleid
op hoofdlijnen
Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of
opheffen van organen, organisaties of onderdelen
daarvan.
5. Processen die bepalend zijn voor de wijze waarop
beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt
Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het
toepassen van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken.
6. Processen die betrekking hebben op
beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn
gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het
Koninkrijk der Nederlanden bijzondere
tijdsomstandigheden en incidenten
Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële
verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer
er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg
of toepassing van noodwetgeving.
Naast de algemene criteria kunnen er ten aanzien van bepaalde processen, die met behulp van de
algemene criteria niet kunnen worden gewaardeerd, eveneens binnen het kader van de
selectiedoelstellingen, in een selectielijst beleidsterreinspecifieke criteria worden geformuleerd.
13
Voor de neerslag van processen gewaardeerd met een V is de vernietigingstermijn. De
vernietigingstermijnen worden zoveel mogelijk afgestemd op de termijn uit het Generiek
Waarderingsmodel Rijk (GWR). Aanvullend daarop is de volgende grondslag geldend voor het
bepalen van de vernietigingstermijnen voor alle onderdelen van de Belastingdienst:
V1, V2, V3, V5: De keuze voor deze termijnen is gebaseerd op het geschatte belang voor de
bedrijfsvoering.
V7: Oorsprong ligt in BW art 2:10 en 3:15i, AWr (Algemene Wet rijksbelastingen) art. 52.
V12: De keuze voor de vernietigingstermijn van 12 jaar hangt samen met de
navorderingstermijn voor buitenlands vermogen. Hieraan ligt een uitspraak van het Europese
Hof ten grondslag:
Op 11 juni 2009 heeft het Europese Hof van Justitie in de gevoegde zaken C-155/08 en C157/08 besloten “dat de artikelen 49 EG en 56 EG aldus moeten worden uitgelegd dat zij zich
niet ertegen verzetten dat, wanneer voor de belastingautoriteiten van een lidstaat
spaartegoeden en inkomsten uit deze tegoeden zijn verzwegen en deze autoriteiten geen
aanwijzingen over het bestaan ervan hebben op basis waarvan zij een onderzoek kunnen
instellen, deze lidstaat een langere navorderingstermijn toepast wanneer deze tegoeden in
een andere lidstaat zijn aangehouden, dan wanneer zij in eerstgenoemde lidstaat zijn
aangehouden” (par. 76). Dit betekent concreet dat het Europese Hof van Justitie toestaat dat
de navorderingstermijn van 5 jaar wordt verlengd tot 12 jaar indien sprake is van inkomsten en
van vermogensbestanddelen, die zijn opgekomen of aangehouden in het buitenland.
Naast de vernietigingstermijn gewaardeerd met een V is ook de start van de vernietigingstermijn
bepaald. Daarbij onderscheidt de Belastingdienst drie varianten: Na fiscaal jaar, na afdoeningsjaar en
na actualiteitsjaar.
Variant 1: Fiscaal jaar:
In deze variant is de start van de vernietigingstermijn afhankelijk van het fiscaal jaar waarover het
archiefstuk gaat. Bij opslag van het archiefstuk start ook meteen vernietigingstermijn en is ook het
vernietigingsjaar bekend.
Variant 2: Afdoeningsjaar:
In deze variant is de vernietigingsstermijn van het archiefstuk afhankelijk van de afdoening van het
werkproces waarin het een rol speelt. Bij de opslag van een archiefstuk is het afdoeningsjaar nog niet
bekend. De vernietigingstermijn kan dus nog niet gaan lopen en het vernietigingsjaar is onbekend. In
deze variant moeten afspraken gemaakt worden met de proceseigenaar over het ontvangen van
statusinformatie over de afdoening.
14
Variant 3: Actualiteitsjaar
In deze variant is bij de opslag van een archiefstuk nog niet bekend wanneer het haar
actualiteitswaarde zal gaan verliezen; daarmee is het actualiteitsjaar nog niet bekend. De
vernietigingstermijn kan dus nog niet starten en het vernietigingsjaar is onbekend. In deze variant
moeten afspraken gemaakt worden met de proceseigenaar over het ontvangen van statusinformatie
over het verlies van actualiteitswaarde.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen
gewaardeerde processen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of
maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.
15
4. Leeswijzer van de processen
In deze selectielijst worden de processen beschreven. Ieder proces is vastgelegd in een
gegevensblok met een vijftal velden. Op deze wijze:
(..)
Proces ….
Periode ….
Toelichting ….
Product …
Waardering ….
Iedere proces is voorzien van een uniek volgnummer (..).
Een proces is een complex van activiteiten gericht op het tot stand brengen van een product, dat een
actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een
proces meestal overeen met een werkproces. De processen zijn in principe positief geformuleerd. Dat
wil zeggen dat bij een proces als ‘het vaststellen van een regeling’ ook ‘het intrekken van een regeling’
inbegrepen wordt geacht.
Een actor is een overheidsorgaan7
dat een rol speelt op een beleidsterrein en de bevoegdheid heeft
tot het zelfstandig verrichten van processen op grond van attributie of delegatie.
In deze selectielijst is er één actor, Belastingdienst/ Centrale Administratie. Een actor kan processen
via mandatering door organisatieonderdelen of -leden laten verrichten.
De periode geeft aan wanneer een proces in werking is getreden en daarmee de waardering conform
het proces mag worden toegepast. Als een proces nog niet is afgesloten, is achter het eerste jaartal
alleen een streepje gezet (bijvoorbeeld: 1997 -). Onderhoud aan de selectielijst zal eventuele
eindjaren moeten achterhalen.
Soms was het noodzakelijk bepaalde velden in de gegevensblokken te verduidelijken met een
toelichting.
Het product geeft een niet limitatieve opsomming van de producten die voortkomen uit de uitvoer van
het proces.
De waardering geeft aan welke selectiebeslissing genomen moet worden ten aanzien van de
neerslag van het proces, waarbij geldt:
B (permanent te) bewaren8
;
V vernietigen na .. jaar.
Indien de neerslag van een proces moet worden bewaard, dan vermelding van het gehanteerde
selectiecriterium. Zie hiervoor hoofdstuk 3.
Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn. In dat geval wordt aangegeven na
hoeveel jaar de neerslag moet worden vernietigd. Deze vernietiging mag pas daadwerkelijk worden
doorgevoerd, na volledige afhandeling van een bepaald proces.
7 De Archiefwet maakt gebruikt van de term overheidsorgaan i.p.v. het Awb-begrip bestuursorgaan omdat een aantal organen
wel valt onder het regime van de Archiefwet maar niet onder de Algemene wet bestuursrecht.
8 Archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar dienen te worden
overgebracht naar een archiefbewaarplaats (Nationaal Archief). Zie art. 12 Archiefwet 1995
16
5. Selectielijst primaire processen B/CA
5.1 Kerntaak Productie
5.1.1 Productieregie
(1)
Proces: Het voeren van de regie over de uitvoering van de (massale en centrale)
productiestromen
Periode: 2008 –
Toelichting: Dit proces bundelt de productievraag van de verschillende ketens in een integrale
planning (plan), geeft opdrachten aan de producenten (do), monitort de productie
(check) en stuurt zo nodig de productie bij (act). Het Integrale Plannings- en
Controlproces (IPC-proces) geeft daarbij richting aan de werkzaamheden.
Product: Productieplan, productieopdracht, productiejaarplan, productieverslag,
verantwoordingsrapportage.
Waardering: V 1 jaar (productieplannen)
V 3 jaar (integrale productieplannen, productieopdrachten)
V 5 jaar (integrale productiejaarplannen)
V 7 jaar (verantwoordingsrapportages, productieverslagen)
5.1.2 Inning
(2)
Proces: Het massaal innen/ invorderen van nog verschuldigde en niet betaalde
belastingschulden
Periode: 2008 –
Toelichting: Het inningsproces verloopt voor een zeer groot deel massaal en geautomatiseerd,
met uitzondering van een aantal handmatige inningsactiviteiten zoals het uitvoeren
van beslagopdrachten, dwangbevelen, aanmaningen. Deze handmatige
inningsactiviteiten maken deel uit van de handeling
Product: Dwangbevel, aanmaning, machtigingsverzoek, wijziging rekeningnummer
Waardering: V 12 jaar na belastingjaar (dwangbevel, aanmaning)
V 7 jaar na actualiteitsjaar (machtigingsverzoek, wijziging rekeningnummer)
5.1.3 Ontvangen en mededelen
(3)
Proces: Het (massaal) ontvangen van berichten en (massaal) mededelen van berichten aan
klanten (belastingplichtigen) van de Belastingdienst
Periode: 2008 –
Toelichting: De massale processen (o.a. de aangifteverwerking, toeslagenproces) beginnen en
eindigen met ontvangen en mededelen. Het proces ontvangen en mededelen is van
toepassing is op alle belastingmiddelen.
Het proces ontvangen en mededelen bestaat uit de volgende activiteiten:
– aannemen van berichten;
– vaststellen van wie het (ontvangen) bericht afkomstig is;
– afleveren van berichten;
– archiveren van berichten
Product: Met uitzondering van rapportages geen eigen producten, zie hiervoor de overige
handelingen.
Waardering: B (schenk- en erfbelasting)
V 12 jaar na belastingjaar (inkomensheffing, vennootschapsbelasting,
dividendbelasting, overdrachtsbelasting, omzetbelasting)
V 7 jaar na actualiteitsjaar (kansspelbelasting)
V 7 jaar na belastingjaar (overige middelen)
V 12 jaar na beëindiging toeslag (Toeslagen)
17
5.1.4 Massale verwerking aangiften en toeslagen
(4)
Proces: Het massaal en geautomatiseerd verwerken van aangiften met betrekking tot de
aanslagbelastingen
Periode: 2008 –
Toelichting: Deze handeling heeft o.a. betrekking op aangiften inkomensheffing,
vennootschapsbelasting, schenk- en erfbelasting.
De uitvalbehandeling en het uitvoeren van bestandscorrecties heffing
(bestandsbeheer) maken deel uit van dit proces
Product: aangifte, aanslag, herinnering, aanmaning,
Waardering: B (schenk- en erfbelasting)
V 12 jaar na belastingjaar (inkomensheffing, vennootschapsbelasting)
V 7 jaar na belastingjaar (overige middelen)
(5)
Proces: Het massaal en geautomatiseerd verwerken van toeslagen
Periode: 2008 –
Toelichting: Het massale verwerkingsproces van Toeslagen kent de volgende subprocessen:
– Behandelen aanvragen
– Behandelen mutaties
– Behandelen voorschotbeschikkingen
– Behandelen definitieve toekenningen
De uitvalbehandeling maakt deel uit van dit proces.
Product: aanvraag, definitieve berekening Toeslagen, voorschotbeschikking, herinnering,
aanmaning,
Waardering: V 12 jaar na beëindiging toeslag
(6)
Proces: Het massaal en geautomatiseerd verwerken van aangiften met betrekking tot de
aangiftebelastingen
Periode: 2008 –
Toelichting: Dit proces heeft o.a. betrekking op de omzetbelasting, loonheffing, dividendbelasting,
kansspelbelasting, assurantiebelasting, overdrachtsbelasting.
De uitvalbehandeling en het uitvoeren van bestandscorrecties heffing
(bestandsbeheer) maken deel uit van dit proces
Product: aangifte, herinnering, aanmaning, naheffingsaanslag,
Waardering: V 12 jaar na belastingjaar (dividendbelasting, overdrachtsbelasting, omzetbelasting)
V 7 jaar na actualiteitsjaar (kansspelbelasting)
V 7 jaar na belastingjaar (overige middelen)
(7)
Proces: Het behandelen van bezwaren in het kader van de Basisregistratie Inkomen (BRI)
Periode: 2008 –
Toelichting: In de BRI worden de inkomensgegevens (verzamelinkomen, belastbaar jaarloon) van
de Nederlandse burgers geregistreerd. Verschillende overheidsorganisaties maken
gebruik van deze gegevens om toeslagen, subsidies of uitkeringen te bepalen.
Een burger die niet akkoord gaat met de hoogte van zijn inkomen kan bezwaar maken
tegen het inkomensgegeven uit de BRI. De behandeling van BRI-bezwaren wordt
uitgevoerd door de Unit Aanslagbelastingen Limburg (UAL)
Product: bezwaar, uitspraak op bezwaar, beschikking
Waardering: V 12 jaar na afdoeningsjaar
18
5.1.5 Auto
(8)
Proces: Het (massaal) behandelen en verwerken van aangiften en het vaststellen van de
belastingschuld met betrekking tot de Motorrijtuigenbelasting, de Belasting Zware
Motorrijtuigen en de BPM
Periode: 2008 –
Toelichting: Heffingsfase, waarbij de belastingschuld van de belastingplichtige tot stand komt
Product: aanslag, betaalbericht
Waardering: V7 jaar na belastingjaar (BPM)
V 7 jaar na actualiteitsjaar (Belasting Zware Motorrijtuigen, Motorrijtuigenbelasting)
(9)
Proces: Het behandelen van herzieningen met betrekking tot de Motorrijtuigenbelasting, de
Belasting Zware Motorrijtuigen en de BPM
Periode: 2008 –
Toelichting: herzieningsfase, waarbij naheffingen, verzoek om teruggaaf, vergunningen, e.d.
worden behandeld
Product: naheffing, uitspraak op bezwaar
Waardering: V7 jaar na afdoeningsjaar (BPM)
V 7 jaar na actualiteitsjaar (Belasting Zware Motorrijtuigen, Motorrijtuigenbelasting
(10)
Proces: Het behandelen van bezwaar, klachten en de correspondentie rond het toezicht met
betrekking tot de Motorrijtuigenbelasting, de Belasting Zware Motorrijtuigen en de
BPM
Periode: 2008 –
Toelichting: –
Product: bezwaarschrift, uitspraak op bezwaar, brief
Waardering: V7 jaar na afdoeningsjaar (BPM)
V 7 jaar na actualiteitsjaar (Belasting Zware Motorrijtuigen, Motorrijtuigenbelasting
(11)
Proces: Het behandelen van beroep, hoger beroep en cassatie met betrekking tot de
Motorrijtuigenbelasting, de Belasting Zware Motorrijtuigen en de BPM
Periode: 2008 –
Toelichting: –
Product beroepschrift, verweerschrift, (herziene) aanslag,
Waardering: V 7 jaar na actualiteitsjaar (BPM, Belasting Zware Motorrijtuigen,
Motorrijtuigenbelasting)
5.1.6 Douane
(12)
Proces: Het uitvoeren en ondersteunen van het heffings- en inningsproces van Douane
Periode: 2008 –
Toelichting: Dit proces betreft het beheer van heffings- en inningssystemen, het uitvoeren van de
financiële administratie incl. de financiële verantwoording aan de EU en Douane
Nederland.
Product: Financiële verantwoordingsrapportage
Waardering: V 7 jaar
19
(13)
Proces: Het beheren van diverse Douane gegevens(banken) en het uit deze gegevensbanken
verstrekken van gegevens
Periode: 2008 –
Toelichting: Dit proces omvat:
– beheer en aanleveren gegevens voor de Douane fraudebestrijding;
– beheer gegevensbank Landelijk Team maatregelen (LTM);
– uitvoeren Elektronisch vergunningenbeheer (beheren van geregistreerde
vergunningen).
Product: gegevensleveringen
Waardering: V 7 jaar na actualiteitsjaar
V 10 jaar (gegevens rond fraudezaken)
5.1.7 Productiekwaliteit en gebruiksbeheer
(14)
Proces: Het bewaken van de productiekwaliteit met betrekking tot de massale
(geautomatiseerde) productiestromen
Periode: 2008 –
Toelichting: Dit proces heeft betrekking op (het leveren van een bijdrage aan) de beheersing van
de massale productie door middel van het vaststellen van de productiekwaliteit en
foutherstel
Product: Jaarwerk
Waardering: V2 jaar (jaarwerk)
(15)
Proces: Het uitvoeren van het gebruiksbeheer met betrekking tot de massale
(geautomatiseerde) productiestromen
Periode: 2008 –
Toelichting: Dit proces heeft betrekking op:
– het ondersteunen van gebruikers van in beheer genomen informatiesystemen,
waaronder de eindgebruikerscommunicatie;
– reviewen, testen en accepteren van nieuwe functionaliteiten van
informatiesystemen op beheeraspecten en gebruiksvriendelijkheid.
Product: Testverslag
Waardering: V 5 jaar
(16)
Proces: Het geven van ondersteuning aan externe softwareontwikkelaars
Periode: 2008 –
Toelichting: Belastingplichtigen kunnen steeds vaker gebruik maken van software van derden.
Zulke software kan alleen goed werken als de Belastingdienst de makers en
gebruikers van software goed ondersteunt. Door het tijdig leveren van specificaties,
het beschikbaar stellen van testfaciliteiten het beantwoorden van vragen en het
aangaan van langdurige relaties wordt door de Belastingdienst ondersteuning
geboden aan softwareontwikkelaars
Product: Specificaties, brieven/mails
Waardering: V 5 jaar
20
5.2 Kerntaak Gegevens
5.2.1 Gegevenskwaliteit
(17)
Proces: Het verzorgen van het toezicht op de kwaliteit van gegevensleveringen van derden
Periode: 2008 –
Toelichting: Dit proces heeft betrekking op alle (massale) gegevensleveringen die door derden aan
de Belastingdienst worden aangeleverd. Het is de taak van de Belastingdienst om
toezicht te houden op (fiscaal) inhoudelijk juiste, tijdige en volledige
gegevensleveringen (kwaliteitsborging). Het proces richt zich o.a. op de Voor
Ingevulde Aangifte (VIA), waarbij de aanlevering van inhoudelijk juiste loongegevens,
WOZ-gegevens, etc. wordt gemonitord.
Product: Rapportages m.b.t. juistheid en volledigheid
Waardering: V 5 jaar
5.2.2 Inwinnen en verstrekken van gegevens
(18)
Proces: Het inwinnen en verstrekken van gegevens
Periode: 2008 –
Toelichting: Voor het inwinproces worden de benodigde gegevens verzameld van banken,
verzekeraars, gemeenten en diverse andere partijen. Hiervoor maakt de
Belastingdienst afspraken met de partijen. De ingewonnen gegevens worden
verwerkt/ opgeslagen in verschillende databases (VIA-base, BRI-base, BvR, RISbase, RNI-base, etc.) en van daaruit worden deze weer verstrekt aan diverse interneklanten. Daarnaast worden inkomensgegevens ter beschikking gesteld van externe
klanten zoals de Raden van de Rechtsbijstand, het CBS, CAK, Informatie Beheer
Groep,
Dit proces heeft betrekking op de volgende activiteiten:
– Inwinnen van gegevens
– Analyse en herstelproces (m.b.t. ongeldige en beschadigde elektr. bestanden)
– Bijzondere verificatie en identificatie (BSN-nummers en FI-nummers)
– Uitleveren van informatie aan interne en externe klanten (Bijzondere opdrachten)
– Vertrekken van gegevens (aan interne en externe klanten)
– Het afhandelen van queryverzoeken
– Handmatige afhandeling koppelvlakformulieren
Product: Gegevens, convenant, technisch afspraken document, werkdocument.
Waardering: V 12 jaar (gegevens)
B (convenanten met afnemers)
V 7 jaar (technische afsprakendocumenten met afnemers)
V 5 jaar (werkdocumenten)
5.2.3 Centrale (bestuurlijke) informatievoorziening
(19)
Proces: Het ontsluiten van gegevens ten behoeve van bestuurlijke informatievoorziening
Periode: 2008 –
Toelichting: Het voor dit doel ontwikkelen en beheren van een centrale database maakt deel uit
van dit proces
Product: gegevensleveringen
Waardering: V 5 jaar (werkdocumenten)
V 1 jaar na actualiteitsjaar
21
5.3 Kerntaak Bedrijfsvoering
5.3.1 Middelen- en budgetverantwoording
(20)
Proces: Het uitvoeren van de middelenverantwoording en budgetverantwoording voor de
Belastingdienst
Periode: 2008 –
Toelichting: Dit proces heeft betrekking op de volgende activiteiten:
– verzorgen van de financiële verantwoording van de Belastingdienst;
– begeleiden van de inkomende en uitgaande geldstroom van de Belastingdienst
(o.a. verrichten van diverse betalingen);
– beheren van financiële systemen en gegevens m.b.t. het primaire proces.
De middelenverantwoording betreft het verantwoorden van de ontvangsten op
belastingen, premies volksverzekeringen, personele en materiële uitgaven, antidumpheffingen, invoerrechten en landbouwheffingen t.b.v. het ministerie van
Financiën en de Europese Unie
Product: Verantwoordingsrapportage, jaarverslag.
Waardering: V 7 jaar (overige documenten)
B ( jaarverslagen/verantwoordingsrapportages)
5.3.2 Beheer en uitvoering van ondersteunende processen
(21)
Proces: Het uitvoeren van het functioneel en gebruiksbeheer van ondersteunende systemen
(welke relevant zijn voor het bedrijfsvoeringsproces van de Belastingdienst)
Periode: 2008 –
Toelichting: Dit proces heeft betrekking op het beheer van systemen zoals SAP (TWR), Logisch
Toegangsbeheer, etc.
Product: Stamgegevens, herstelopdracht
Waardering: V 10 jaar (stamgegevens, IKAP- en SAP-herstelopdrachten)
V 5 jaar (tokenbeheer, beheer LTB, gebruikersondersteuning)
V 1 jaar (financiële en bestuurlijke informatievoorziening)
22
6. Lijst met gebruikte afkortingen
Awb Algemene wet bestuursrecht
AWR Algemene Wet inzake Rijksbelastingen
B/CA Belastingdienst/ Centrale administratie
B/CAO Belastingdienst/ Centrum voor applicatieontwikkeling en onderhoud
B/CFD Belastingdienst/ Centrum voor facilitaire dienstverlening
B/CIE Belastingdienst/ Centrum voor infrastructuur en exploitatie
B/CKC Belastingdienst/ Centrum voor kennis en communicatie
BPR Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten
BRI Basisregistratie Inkomen
BSD Basis Selectie Document
BPM Belasting op Personenauto’s en Motorrijwielen
BZM Belasting Zware Motorrijtuigen
CIV (Unit) Centrale Informatievoorziening
DG Directoraat-generaal
DGBel Directoraat-generaal der Belastingen
FIOD Fiscale Inlichtingen en Opsporingsdienst
IM Informatie Management
IVG (Unit) Inwinnen en Verstrekken van Gegevens
MRB Motorrijtuigenbelasting
MT Managementteam
OAG (Unit) Onderzoek en Advies Gegevenskwaliteit
OSWO (Team) Ondersteuning Software Ontwikkelaars
RDW Rijksdienst voor het Wegverkeer
RIO Rapport Institutioneel Onderzoek
SBW Stukken van blijvende waarde
Stb. Staatsblad
TGB Tactisch Gegevens Beheer
TGD Toezicht Gegevensstromen Derden
UAL Unit Aanslagbelastingen Limburg
UCA Unit Concernadministratie
UPB Unit Productiebeheersing
UPG Unit Productiekwaliteit en Gebruiksbeheer
VIA Voor Ingevulde Aangifte
Wbp Wet bescherming persoonsgegevens
WKA Wet Keten Aansprakelijkheid
WOB Wet Openbaarheid van Bestuur
23
7. Afkortingenlijst gebruikte applicaties
AFKORTING BESCHRIJVING/ TOELICHTING
A-boekhouding
ABS Aangifte Bewakings Systeem
ALCA Automatisering Lokale Comptabele Administratie
ATS Aanvraag Toeslagen Systeem
B-boekhouding
BTV
BvR Beheer van Relaties
CBD maandstaat
CAV Centrale Aanslag Verwerking
CCA Centrale Concern Administratie
CIA
COA Centrale Ontvangers Administratie
Comprod
DAS Digitaal Archief Systeem
DB2a Data Base
DOC
DOS
DOSDOC
ELF Elektronisch Factureren
Enforcementbase
ETM Enterprise Tax Management
EVN
Excel MS Windows applicatie
FBM
FBS Financieel Beheer Systeem
GOA Geautomatiseerde Ontvangersadministratie
GVS Geld Verkeer Systeem
HSB Houderschapsbelasting
HSB accent
HSI
IKAP Individueel Keuze Arbeidsvoorwaarden Personeel
Internetportal
KLOP Klantinformatiemodule ondernemingen en particulieren
Lotus Notes
LTB Logisch Toegangsbeheer
MOA Motorrijtuigenbelasting onder Architectuur
Med 25
Millenium grootboek
NKR Nieuw Kenteken Register
OFI
Sagitta Douane aangifte systeem
SAP Systeme Anwendungen Produkte
SOBportaal Sector Ondersteuning Bedrijfsvoering
Teruggavenapplicatie
VS 9 Verschillende Stukken
24
8. Bronnen en versiebeheer selectielijst
Procesbeschrijvingen
– Orgaanbeschrijving 2008 Belastingdienst/ Centrale Administratie (5 juni 2008)
– Organisatiestructuur Belastingdienst/ Centrale administratie (2008)
– Organigram B/CA (2008)
– Ordeningsstructuur Toeslagen, onderdeel massale processen (2008)
– AO/ Model Schunal, Model Proces ANPR (21 aug. 2004)
– AO/ Model Proces Fotografische kentekenherkenning ANPR (mrt.2007)
– G. Nieuwenhuis, Basis Proces Analyse werkmodel (sept. 2008)
– Op gelijke voet. De geschiedenis van de Belastingdienst, Tom Pfeil, Kluwer 2009
– BCA Intranetsite, (31 aug. 2010)
Geïnterviewde procesdeskundigen (periode 2008/ 2009)
– R.G.P. Waanders/ F. Vrancken, Unit Auto (UAT)
– R. van Zomeren, Unit Betalingen/ Unit Uitbetalingen/ Unit Comptabiliteit (UBT/ UUB/ UCC)
– Hans van de Sleen/ Ko de Putter, Unit Auto – Team Toezicht (UAT)
– Frans Hietbrink, Team Tactisch Gegevensbeheer
– John Steijaert/ Eric Marell/ Raymond van Hemert/ Wil Lebens, Unit Aanslagbelastingen Limburg (UAL)
– Martin Rodenburg/ Kees van der Voet, Unit Centrale Informatievoorziening (UCI)
– Tanja Vlasblom, Unit Concernadministratie (UCA)
– Jan Hetebrij/ Yoerik Rietbroek, Unit Dienstverlening Elektronisch Berichtenverkeer (UDEB)
– Willem Meurs, Unit Productiebeheersing (UPB)
– Antoine Masrom, Unit Inwinnen en Verstrekken van Gegevens (UIV)
– Tom Heisterkamp/ Henk Heerink, Unit Gebruiksbeheer (UGB)
– Wil Bakker, Toezicht Gegevenslevering Derden (TGD)
– Maarten Donker, Unit Behandeling (UBH)
– Marcel Steensma/ Martin Leenheer, Procesinrichters Basisregistratie (BRI)
Geïnterviewde ketenregisseurs/ procesdeskundigen (sept./ okt. 2012)
– Meine de Heij, ketenregisseur Ontvangen en Meedelen
– Wim van der Craats, ketenregisseur Aanslag
– Ronald Stougie, ketenregisseur Toeslagen
– Rene den Houting, ketenregisseur Gegevens
– Alex Vlessert, leidinggevende/ evaluator team UCA
– Peter Tweehuysen, ketenregisseur Aangifte
– Klaas de Weerd, ketenregisseur Inning
– Jos ten Have, ketenregisseur Douane
– Gerrit Blommers, IM/ Ontvangen en mededelen
Versiebeheer selectielijst
concept 23 maart 2012 P. Brand
concept 29 juni 2012 L.B. Kobes (review en aanvullingen) & P. Brand
concept 12 okt. 2012 P. Brand
concept 30 okt. 2012 P. Brand (na toets Formeel Recht B/CA)
Vastgesteld in MTO jan 2013.
Concept 13 juli 2015 J. Oosting & J.Visser
Versie 1.0 20 juli 2015 Vastgesteld in MTO B/CA op 20 juli 2015
Versie 1.0 6 november
2015
J. Visser